【ご相談内容】
当社が取引先に対して商品を掛売りしたところ、取引先が理不尽なことばかり主張しては代金の支払いに応じようとしません。そこで、当社としても強めの態度に出たいと考えていますので、内容証明郵便を用いて督促を行おうと考えています。
ところで、そもそも内容証明郵便とはどういった制度であり、そのメリット・デメリット、利用する際の注意点などあまり分かっていません。内容証明郵便についてポイントを教えてください。
【回答】
日常的に用いられている用語としての「内容証明郵便」は、正式には「配達証明付き内容証明郵便」を意味することが多いようです。
まず間違えてはならないのが、内容証明郵便はあくまでも一方の主張を、相手方に対して確実に伝えるための手段としての意義を有するに留まり、主張内容の法的正当性や妥当性を担保するものではありません。もっとも、内容証明郵便は通常用いる郵便形式ではないため、相手方に対する圧力と言えばよいでしょうか、一種の心理的効果はある程度期待できると言われています。また、いつの時点で主張内容を伝えたのか日付が重要となる事案であれば、配達証明付き内容証明郵便を用いれば簡単に証拠を確保することができます。
以下では、内容証明郵便の特徴、利用場面、送付する際の手順等につき解説を行います。
【解説】
1.内容証明郵便の特徴
(1)期待できる事実上の効果
上記【回答】でも記載した通り、内容証明郵便の送付それ自体では、何か特殊な法的効果が生じるわけではありません。それでもなお内容証明郵便が用いられるのは、次のような（事実上の）効果があるからと考えられます。
①送付先となる相手方に一定の心理的圧力を加えることが可能
内容証明郵便は、1枚当たりに記載可能な字数が制限されており独特の書式となることから、受領する側からすれば通常の郵便物とは異なると認識することになります。また、内容証明郵便を出す場合、送付する側もなぜか仰々しい言い回しを行いがちであり（なお、弁護士等の専門家が作成した場合は独特の威圧的な言い回しになりがちです）、受領した側も何かしら感情を揺さぶられます。さらに、厳密には内容証明郵便それ自体の効果ではないのですが、配達証明を付加して送付することが通常であるため、郵便局員を通じて相手方に確実に受け取らせるという行為を伴います。
上記のような通常の“お手紙”とは大きく異なることから、受領する側は、内容証明郵便に対しては一定の権威のようなものを勝手に感じ取り、プレッシャーを受けていたというのが実情だと思われます。近年ではこういった権威を感じる人も減少傾向にあるようなのですが、まだまだ一般的には「内容証明郵便を送付してくるとは唯事ではない」と受け止める方が多いようです。
一種の国民感情のような話になってしまうかもしれませんが、こういった内容証明郵便に対する一般的認識・受け止め方を根拠に、相手方に心理的圧力を加えることを期待して内容証明郵便を用いることがあります。
②通知書記載内容にて郵送したことを証明することが可能
「言った言わない論争を防止するための書面を残せ！」という話は耳にしたことがあるかもしれません。これは紙媒体という、後から振り返り可能な有体物に内容を記録化することで証拠を残すという意味で用いられるのですが、内容証明郵便を用いる意義も記録・証拠化という点にあります。
すなわち、内容証明郵便で送付した場合、通知書に記載した内容は郵便局で保管されています。したがって、内容証明郵便を受領した側が「そのような主張は聞いたことがない（通知書に記載がなかった）」等と主張したとしても、郵便局に保管されている通知書を取得すれば、当該主張が虚偽であるか否か一目瞭然となります。
もちろん、通知書は送付する側が一方的に作成し記載するものにすぎませんので、通知書記載内容を、受領する側が真実と認めるか否かは別問題です。とはいえ、少なくとも、通知書を送付した当時、送付した側は××の主張を行っていたという経過それ自体を証明することが可能となります。内容証明郵便を用いる最大のメリットは、この通知書記載内容を郵便局が証明してくれることと言ってもよいかもしれません。
③相手方の通知書受領日を証明することが可能
これは内容証明郵便それ自体の機能ではなく、内容証明郵便にて送付手続きを行う場合、一般的には配達証明を付加しますので、厳密には配達証明の機能というのが正確です。すなわち、配達証明郵便とすることで、相手方が通知書を受領した場合、郵便局はその受領した日を記載した「郵便物等配達証明書」を通知書送付側に発行してくれます。この結果、当該証明書の記載日に、通知書に記載した内容を相手方が認識した（少なくとも認識可能となった）ことを客観的の証明する手段を送付側は入手することになります。
なお、似て非なる郵便として「特定記録郵便」というものがあります。これは、相手方のポストに投函したことまでを郵便局側が証明してくれる郵便制度であり、相手方が現実に受領したことまで証明してくれる郵便制度ではありません。したがって、配達証明と特定記録とでは使い分けが必要となることに注意が必要です。
(2)内容証明郵便の問題点
内容証明郵便を用いることで期待できる効果は上記(1)で記載した通りですが、逆に内容証明郵便を用いることで生じるデメリットも存在します。
①通知書以外の書類を同封することができない
相手方に対して主張するべき事項を配達証明付き内容証明郵便として送付する際、一緒に相手方に読ませたい書類があったとします。しかし、配達証明付き内容証明郵便として送付する際に当該書類を同封することはできません。これは、配達証明付き内容証明郵便を用いる場合、厳格な形式・書式（1枚当たりの文字数制限等）の順守を求められるためです。要は、同封したいと送付する側が考える書類が厳格な形式・書式を充足しない以上、同封できないということになります。
別書類をどうしても相手方に送付したい場合、別途送付手続きをとる必要があります（普通郵便で送付する場合もあれば、確実性を期すため書留郵便で送付することも有ります）。
②費用負担が重くなる
内容証明郵便（配達証明も付加）で送付する場合、最低でも1,000円程度、通常であれば2,000円程度の費用負担が生じます。普通郵便と比較した場合、桁が2桁異なりますので、この点は送付する側にとっては抵抗があるかもしれません。
なお、内容証明郵便の場合、通知書の枚数に応じて費用が増額するという料金体系になっているのですが、枚数削減を図るべく1枚内にびっしり敷き詰めて文字を書こうとする方もいるようです。しかし、内容証明郵便は形式・書式が厳格に定められており、1枚内に記載できる文字数が決まっています。ちょっと色々と詳し目に書くと5枚以上となり、費用が想定していた以上に発生してしまった…ということはよくある話です。費用負担のことを念頭に置く場合、通知書に記載するべき事項を吟味しなければならないという点で、非常に頭を使う作業となることも注意したほうが良いかと思います。
③相手方の感情を逆撫でするリスクがある
これは上記(1)①で説明した内容の裏返しの関係になるのですが、一般心理として内容証明郵便は相応の権威があるものとして受け止められている以上、やはり受け取った側としては色々な感情が沸き立つことになります。この結果、配達証明付き内容証明郵便を受領した相手方が、従前まで示していた話し合いによる解決スタンスを翻す等して、かえって協議が進まなくなるといった事態悪化も想定する必要があります。
なお、弁護士が作成し、弁護士名義で配達証明付き内容証明郵便を送付する場合、相手方も弁護士に法律相談するなどの動きが生じることが多く、かえって膠着状態からの脱却を図ることができるといった効果が生じることも有ります。ただ、こういった事態になる保証はどこにもなく、配達証明付き内容証明郵便を本人名義で送付する場合、最後通告的な意味合いで用いると考えておくべきです。
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2.内容証明郵便を用いる場面とは
上記1.で記載した通り、配達証明付き内容証明郵便にはメリット・デメリット双方が考えられることから、「使用場面」がある程度限定されます。大まかな基準としては、相手方と交渉の余地なく、断定的に物申しておく必要があり、物申した時期や内容を証拠として残しておきたい場合といえます。具体的には次のような場面です。
(1)消滅時効の完成猶予（旧民法では時効の中断）
消滅時効の完成が間近に迫っている、しかし訴訟提起などする時間がない…という場合、1回限りしか認められませんが、とりあえず消滅時効の完成を6ヶ月間延長させる方法として、配達証明付き内容証明郵便にて請求を行うという方法が用いられます。対象債権について請求を行ったことを証明するために内容証明郵便が、消滅時効の完成前に通知書を相手方（債務者）が受領したこと＝請求を受けたことを証明するために配達証明郵便が、それぞれ役立つことになります。
なお、消滅時効の完成を6ヶ月間延長させる手法として、法律上、絶対に配達証明付き内容証明郵便を用いるよう定められているわけではありません。しかし、普通郵便で送付した場合、消滅時効完成前に対象債権の請求を行ったことを裏付ける証拠をそろえることができません。このため、消滅時効の完成猶予を行うためには、配達証明付き内容証明郵便で通知するというのが唯一の方法となっています。
(2)契約解除・クーリングオフ
相手方との契約関係を解消したい場合、契約解消する意思表示を確実に相手方に伝えたか、いつの時点で相手方に契約解消を伝えたかがポイントになります。この点を裏付けるために、配達証明付き内容証明郵便が用いられることになります。
なお、配達証明付き内容証明郵便にて送付したとしても、契約解消が法律上有効と言えるのかという内容面の正当性についてまで担保されるわけではありません。例えば、建物賃貸借契約において、賃借人が1ヶ月分の賃料を滞納し、賃貸人が賃借人に対して建物賃貸借契約を解除する旨の通知を配達証明付き内容証明郵便で行った場合、たしかに、賃貸人が契約を解消したいという意向を有していることは賃借人に伝えることが可能です。しかし、契約解除という法的効果までは認められるかというと、それは別論です。賃貸借契約の解釈論として、１ヶ月の賃料滞納に留まる場合は契約解除の効果が認められないのが通常だからです。
配達証明付き内容証明郵便で実現可能なことは、送付する側の主張内容を、一定日に受領する側に対して確かに通知したという意味に留まります。送付する側の主張内容が法律上正当性・妥当性を有するかは、配達証明付き内容証明郵便とは全く無関係の話であることを理解しておく必要があります。
(3)期限の利益喪失
分割支払いの約束で商品を購入した相手方（買主）に何らかの事情（支払いの滞納、手形の不渡り処分等）が生じたため、分割金の期限を前倒しに、残債務を一括支払いで請求したいという場合にも、配達証明付き内容証明郵便が用いることが有用です。
この場合、期限の利益喪失という主張をいつの時点で債務者が認識するに至ったかがポイントとなってくるからです（期限の利益喪失事由に該当すると言い切れるのかという法律上の正当性については別論であること、前述の通りです）。
(4)債権譲渡通知
債権譲渡を行った場合、譲受人が「自分が債権者である」ことを対外的に（第三者に対して）主張するための要件は、民法第467条で定められています。この点、「確定日付のある証書」で債権譲渡の通知を行うよう定められているのですが、この「確定日付のある証書」に該当する1つとして、配達証明付き内容証明郵便があります。
したがって、この(4)については、証拠を確保するという点もあるのですが、債権譲渡の対抗要件（第三者に対して自らが債権者であることを名乗るための要件）を充足する手法として、配達証明付き内容証明郵便を用いることになります。
(5)その他
配達証明付き内容証明郵便を用いたほうがよいと考えられる場面は上記(1)から(4)が代表的なものとなります。それ以外にも、「×年×月×日時点で、自らの主張を相手方に伝えたこと」を裏付けたい場合は、配達証明付き内容証明郵便を用いることがあります。
たとえば、相手方が根拠のない要求を執拗に行ってくる場合、こちらの言い分（要求に応じる意思はないこと）を明確に伝えるために、配達証明付き内容証明郵便で通知書を送付するといった方法が考えられます。もちろん、これは自分の考えを伝えただけにすぎませんので、何か法的効果が生じるといった話ではありません。もっとも、配達証明付き内容証明郵便で回答を行っているにもかかわらず、それでもなお根拠のない要求をし続ける場合、強要・脅迫行為として警察に相談ができる場合があります（拒絶する意思表示をいつの時点で行ったのかがポイントの1つになるところ、配達証明付き内容証明郵便でその点の裏付けをとることができるため）。また、「明確な拒否回答を行っていない以上、黙示的に承認していた」といった相手方の更なる主張を防止・抑止する対抗手段になる場合もあります。
相手方に反論するときは、何でもかんでも配達証明付き内容証明郵便を用いなければならないという訳ではありません。TPOや交渉方針等に応じて、「ここは、一度きっちり言っておかなければならあない」という場面で配達証明付き内容証明郵便を用いるといったことが考えられます。
3.内容証明郵便の送付手続き
内容証明郵便を利用するに際しては厳格な形式・書式が要求されること、先述の通りですが、ここでは具体的な形式・書式について解説します。
(1)形式面
①字数制限
内容証明郵便で厳格な形式・書式といえば、1枚当たりに記載可能な字数が制限されていることがあげられます。具体的には次のような字数制限があります。
- 横書きの場合、1行26字以内・1頁20行以内、1行20字以内・1頁26行以内、1行13文字以内・1頁40行以内のいずれかにすること
- 縦書きの場合、1行20字以内、1頁26行以内にすること
②字数のカウント方法
非常に特徴的なのですが、例えば半角文字で「2021年」と書いた場合、字数幅としては3文字分しか使っていないのですが、内容証明郵便の場合「5文字」としてカウントします。
また、句読点についても1文字としてカウントします。このため、末尾に句読点がくる場合に詰める禁則処理設定を行っている場合、1行当たりの文字数オーバーとなったりしますので注意が必要です（文字数オーバーとなった場合、内容証明郵便として受け付けてもらえません）。
さらに「⑫」といった丸数字については3文字としてカウントする（「1」「2」「○」の3文字）といった、独特のルールもあります。
③綴り方
電子内容証明の場合は問題となりませんが、郵便局に持ち込んで内容証明郵便を送付する場合、通知書が複数枚に渡る場合は、ホッチキス等で綴り、各ページのつなぎ目に押印（契印）を行う必要があります。
なお、次で記載しますが、郵便局に持ち込む場合、上記のような綴りを行った通知書を3通分作成する必要があります。
(2)送付方法
郵便局に持ち込んで内容証明郵便を送付する場合、上記でも記載した通り、通知書3通を準備する必要があります（1通は相手方送付用、1通は郵便局保管用、残り1通は自分の控え用）。
ところで、内容証明郵便ですが、実は全ての郵便局で取り扱っているサービスではありません。この点を知らずに最寄りの郵便局に行ったところ、取り扱っていないとして突っ返されたというご相談を受けることがあるのですが、内容証明郵便を取扱っている郵便局は比較的大規模な郵便局に限定されています。取扱いの有無については郵便局のWEBで確認することが可能ですので、最寄りの郵便局が取扱っているのか事前確認を行ったほうが無難です。
なお、一般的には「内容証明郵便」というと「配達証明付き内容証明郵便」を指しますが、前述の通り、配達証明郵便と内容証明郵便は別サービスのものです。取り扱いなれていない郵便局の窓口担当者の場合、内容証明郵便と聞いて文字通り内容証明郵便だけで受け付けようとすることがあります。受付窓口では略さずに「配達証明付き内容証明郵便でお願いします」と伝えたほうが確実です。
(3)送付後の対処
相手方が通知書を受領した場合、郵便局より郵便物等配達証明書が送られてきますので、これを保管するようにしてください（この証明書が、いつの時点で内容証明郵便を相手方が受領したのか証明する証拠書類となります）。
ところで、配達証明付き内容証明郵便にて送付を行ったものの、何らかの理由で相手方に配達されることなく、戻ってくる場合があります。典型的には相手方が受領拒否をした場合や転居先不明といったものがあります。また、郵便局員が相手方を訪問した際に留守であり、郵便局に通知書を保管するので取りに来るよう催告したにもかかわらず取りに来ないため、保管期間切れ（通常の保管期間は7日間）で戻ってくるということもあります。いずれにしても、戻ってきた場合は、通知書が相手方に配達されていない以上、通知書記載内容を相手方に伝えたという証拠を得ることができません。
こういった場合、次にどういった手段を講じるべきなのか、別途検討が必要となります（なお、戻ってきた郵便物は無意味だとして捨てないで、残しておいた方が無難です。ここでは詳細解説を省略しますが、あとあと利用価値が生じたりする場合があるからです。）
4.内容証明郵便を受領した場合の対処
さて、上記1.～3.では、配達証明付き内容証明郵便を送付する側の立場で解説を行いましたが、ご参考までに配達証明付き内容証明郵便を受領した場合の対処法について、簡単にポイント解説を行います。
まず、配達証明付き内容証明郵便は、送付する側の主張内容を受領する側に確実に伝えたことを証明する手段として用いられること、及びいつの時点で主張を伝えたのかを証明する手段として用いられることに留まること、前述した通りです。すなわち、送付する側の主張内容が法律上正当性を有するか否かは、内容証明郵便を用いたか否かとは全く関係がありません。
したがって、まずは送付する側が通知書に記載している内容を確認し、受領した側の認識と相違がないのか、相違があるとすればどの点で異なるのかを分析することが必要です。その上で、反論を行うべきか否か方針を決定し、対処することになります。
ところで、内容証明郵便での決まり文句と言えばよいのでしょうか、通知書の最後に「××日以内に支払え。」「××までに回答なき場合は異議がなかったものとみなす。」といった一文が書かれていたりします。この回答期限の設定が短いと、受け取った側は準備期間不足でパニックになることも有るようなのですが、この回答期限は無意味と考えて差し支えありません。なぜなら、内容証明郵便は送付した側の主張内容が法律上の正当性を有することまで担保するものではない以上、回答期限の設定も送付する側が勝手に設定しただけにすぎず、受領する側が従う法律上の義務が発生するわけではないからです（もちろん例外もあります。例えば、金銭支払いについて争いがない場合における支払い期限の設定であれば、遅延損害金発生の起算点になるといった事例です）。
あと、内容証明郵便に対して回答を行う場合、内容証明郵便にて回答しなければならないのかという質問を受けることも有るのですが、内容証明郵便にて回答しなければならない法律上の義務はありません。極論すれば、書面ではなく口頭や電子メール等で回答することも問題ありません。内容証明郵便を用いて回答するか否かの判断基準については、上記2.(5)で記載した内容をご参照いただければと思います。
＜2021年6月執筆＞
※上記記載事項は弁護士湯原伸一の個人的見解をまとめたものです。今後の社会事情の変動や裁判所の判断などにより適宜見解を変更する場合がありますのでご注意下さい。
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弁護士 湯原伸一
