Contents
1 はじめに
売掛金や業務委託料、請負代金などの支払期限が過ぎたため取引先に連絡したところ、突然、
「今回は支払えません」
「内容に納得していないので支払いません」
「支払うつもりはありません」
などと言われることがあります。
このような場合、債権者側としては、当然ながら早く回収したいと考えます。
しかし、相手方が支払拒否の姿勢を示した場面では、初動対応を誤ると、かえって回収が難しくなることがあります。
そこで今回は、取引先から「支払わない」と言われたときに、債権者がやってはいけない対応について解説します。
2 相談例
当社は、取引先に対して商品を納品し、請求書も発行しました。支払期限を過ぎても入金がなかったため、担当者に連絡したところ、「商品に納得していないので支払わない」と言われました。
しかし、これまで相手方から具体的なクレームを受けたことはありません。納品時にも特に異議は出ていませんでした。
社内では、「すぐに強い文面で督促した方がよいのではないか」「相手が払わないと言っている以上、すぐに法的手続を取るべきではないか」という意見も出ています。
このような場合、当社としてはどのように対応すればよいのでしょうか。
3 弁護士からの回答
取引先から「支払わない」と言われた場合、重要なのは、感情的に反応するのではなく、まず相手方が支払拒否をする理由を確認し、その内容を記録に残すことです。
特に、次のような対応は避けるべきです。
・感情的・威圧的な督促をすること
・相手の言い分を確認しないまま督促を続けること
・電話だけでやり取りを済ませること
・不用意に謝罪や譲歩をすること
・口約束で分割払いを認めること
・「もう少し待ってほしい」という要望を何度も受け入れること
・証拠を整理しないまま法的手続に進むこと
支払拒否を受けた場面では、「早く回収したい」という気持ちが先行しがちです。
しかし、債権回収では、最初のやり取りが後の交渉や法的手続に影響することがあります。
そのため、まずは支払拒否の理由を明確にし、契約書、注文書、請求書、納品書、メール、チャット、入金履歴などを整理したうえで、次の対応を検討することが重要です。
4 解説
1 感情的な督促をしてはいけない
取引先から突然「支払わない」と言われると、債権者側としては強く反論したくなることがあります。
しかし、感情的な表現や威圧的な表現を使って督促すると、相手方との交渉が硬直化するおそれがあります。
また、表現が過度に強い場合、相手方から「脅された」「不当な請求を受けた」などと反論される可能性もあります。
もちろん、支払を求めること自体は正当な対応です。
ただし、督促を行う場合でも、支払期限、請求金額、請求の根拠、支払を求める理由を冷静に整理し、客観的な文面で伝えることが大切です。
2 相手の支払拒否理由を確認しないまま進めてはいけない
「支払わない」と言っていても、その理由はさまざまです。
例えば、単に資金繰りが苦しい場合もあれば、商品やサービスの内容に不満を持っている場合もあります。
また、契約内容や請求金額について認識の違いがある場合もあります。
この理由を確認しないまま督促を続けると、後になって争点が広がることがあります。
そのため、まずは相手方に対し、
「支払わない理由を具体的に教えてください」
「どの部分に問題があるとお考えでしょうか」
「請求金額のうち、どの部分を争っているのでしょうか」
と確認することが重要です。
相手の言い分を把握することで、単なる支払遅延なのか、契約内容に関する争いなのか、品質・納品内容に関する争いなのかを整理できます。
3 電話だけでやり取りを済ませてはいけない
債権回収の場面では、電話でやり取りすることもあります。
しかし、電話だけで交渉を進めると、後から「そのような話はしていない」と言われるリスクがあります。
特に、相手方が支払義務を一部認めた場合、支払時期を約束した場合、商品やサービス自体は受領していると述べた場合などは、記録に残しておく必要があります。
電話で話した場合でも、その後にメールなどで、
「本日のお電話では、〇月〇日までにご回答いただくとのことでした」
「貴社からは、請求金額のうち〇〇円について確認中であるとのご説明をいただきました」
といった形で、やり取りの内容を残しておくことが望ましいです。
4 不用意に謝罪や譲歩をしてはいけない
相手方が「商品に問題がある」「サービス内容に不満がある」と主張してきた場合、関係悪化を避けるために、つい謝罪の言葉を入れてしまうことがあります。
しかし、事実関係を確認しないまま、
「当社にも不備がありました」
「ご迷惑をおかけしました」
「今回は当社の対応にも問題があったと思います」
などと書いてしまうと、後日、相手方から支払拒否や損害賠償請求の根拠として利用される可能性があります。
もちろん、明らかに自社に問題がある場合には、適切な対応が必要です。
しかし、相手方の主張が正しいかどうか分からない段階では、安易に責任を認めるような表現は避けるべきです。
まずは、相手方の指摘内容を確認し、事実関係を調査したうえで回答する必要があります。
5 口約束で分割払いを認めてはいけない
取引先から「一括では払えないので、分割にしてほしい」と言われることがあります。
分割払いに応じること自体が常に悪いわけではありません。
相手方に支払意思があり、現実的に回収可能性が高まるのであれば、分割払いは有効な選択肢になることもあります。
しかし、口約束で分割払いを認めるのは危険です。
分割払いを認める場合には、少なくとも、支払総額、各回の支払期限、支払方法、遅れた場合の取扱いを明確にする必要があります。
特に、一度でも支払を怠った場合には残額を一括で請求できるという条項を入れておくことが重要です。
これを曖昧にしたまま分割払いを認めると、相手方が少額の支払だけを行い、残額の支払を先延ばしにするおそれがあります。
6 「もう少し待ってほしい」を繰り返し受け入れてはいけない
支払拒否の場面では、相手方から「社内で確認中です」「来月には支払います」「もう少し待ってください」と言われることがあります。
もちろん、一定期間待つことが合理的な場合もあります。
しかし、期限を区切らずに待ち続けると、相手方に時間を与えるだけになってしまうことがあります。
特に、何度も支払予定日を延期する、具体的な理由を説明しない、担当者と連絡が取りづらくなる、支払意思を示しながら入金しないといった場合には注意が必要です。
待つ場合でも、回答期限や支払期限を明確にし、その期限を過ぎた場合には次の対応に移ることを検討する必要があります。
7 証拠を整理しないまま法的手続に進んではいけない
相手方が支払拒否をしている場合、最終的には法的手続を検討することがあります。
しかし、契約書や請求書だけを見て直ちに手続を進めればよいとは限りません。
債権回収では、請求の根拠を示す資料が重要になります。
例えば、契約書、注文書、発注書、納品書、検収書、請求書、メール、チャット、議事録、入金履歴、相手方との交渉経過などです。
特に、相手方が「内容に問題がある」「契約内容と違う」「支払義務はない」と主張している場合には、どの資料で反論できるのかを整理しておく必要があります。
証拠を整理しないまま強い対応に出ると、後になって請求根拠を十分に説明できず、交渉や手続が不利になる可能性があります。
5 まとめ
取引先から「支払わない」と言われた場合、債権者側としては、すぐに強い対応を取りたくなるかもしれません。
しかし、債権回収では、初動対応を誤ると、相手方に反論材料を与えたり、交渉を長期化させたりするおそれがあります。
大切なのは、感情的に対応することではなく、相手方の支払拒否理由を確認し、やり取りを記録に残し、証拠を整理したうえで、交渉を続けるのか、書面で督促するのか、法的手続を検討するのかを判断することです。
「支払わない」と言われたときほど、冷静な初動対応が重要になります。
